業務システムを効率化するために、見直すべき点とは何か？

 

【業務システムの効率化】とは？

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過去に業務システムを導入された企業様の中に、

• 業務の効率が上がったからとそれ以上の改善を行わなかった
• 逆に処理のバージョンアップをこまめに繰り返した結果、処理がかえって複雑化している

といったことがありました。

 

自社で上記のようなことはありませんでしょうか？

 

業務が常に一定で日々全くといっていいほど変化がない、などといったことはあり得ません。

常に何かしらの影響を受け続けることでしょう。

 

システム導入直後は快適に動かすことが出来ていたとしても業務の変化に対応しきれなかったり、

その場での対応を繰り返していては業務が複雑化してしまい、

効率化とは程遠い状況が生まれることも多々あります。

 

複雑化していくシステムを改善するためにはシステムの一部分のみを改修するだけではなく、

一定期間ごとに業務システムそのものを見直す必要があります。

 

業務システムを導入したことで新たに発生した問題点や実運用をしてみて

初めて判明した事柄など様々な問題をまとめ、

より良い業務システムを考えていくことが、真の意味での効率化に繋がります。

 

 

データ入力の手間を削減

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とある企業様での事例なのですが…

このように、全く別の業務システム同士で二重打ちが発生していてシステムの統合も難しい場合は、

入力のデータをシステム同士で連携し、処理を自動化することで防止します。

 

弊社は過去、このような連携処理を実装し、

業務システムの入力面も入力がしやすいようサポートする仕組みも考え、

出来る限り入力の手間を省くことに成功致しました。

 

 

システムを可能な限り、シンプルに

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導入当初は業務の流れや計算方法などをしっかりと理解されている企業様が大半なのですが、

システム導入がきっかけで細かな計算など全てシステムが行うようになるため、

新しく入社した人などが処理の流れが分からなくなるといったことがあります。

 

これにより、システムの動きを把握できるのが一部の方に制限され

システムの属人化を招いてしまいます。

処理を見直すことで複雑化した処理を簡略化し、可能な限りシンプルな造りにすることで、

多くの人が理解しやすく操作しやすいシステムが出来上がります。

 

また、簡略化することで、以下のような多くの問題解決に繋がります。

• 誤入力の防止
• 作業時間の短縮
• トラブル発生時の早期対応　など

 

しかし一言に簡略化とは言っても、

大きく膨れ上がった業務システムを簡略化することは容易なことではありません。

当社では数多い業種のシステムをサポートしてきた経験と

３０年以上に渡り、この業界で培ってきた豊富な知識からくる業務改善の実績がございます。

 

お客様の目線に立ち、システムの簡略化の提案や、

より効率的な業務の改善提案などを行うことができますので、

もし業務改善についてお悩みであれば、お気軽にお声かけください。

 

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今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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