2017.12.08

ドキュメント作成はホントに大事！と身をもって感じた・・

業務引継ぎで起こった悲劇

数年前、私たちの会社で
定年で退職される先輩ＳＥから業務を引き継ぐことになりました。

その先輩の業務の中には、難物なシステムがありましたが、
その会社の担当者が業務知識が豊富な方で、システムも理解している方でしたので
そんなに心配はしていませんでした。

しかし、その会社の担当者も定年で、退職してしまいました。

この時、最悪なことに仕様書などのドキュメント類は殆ど残っていない状態でした。
（この先輩ＳＥは納品や対応速度は速く、お客様からは重宝がられていましたが、
仕様書などの書類を残しておらず、全ては自分の頭の中という方でした・・）

新しい担当者から「これなんだっけ？」と質問があり、
時間をかけて調べて、どんな計算をしているのかを答えましたが、
「じゃあ、何のためにあるの？」と聞かれ、それを明確に答えられなかったり
「ここの数字がおかしい」と言われても、どこが間違っているか分からず、
長時間をかけて調査、修正をしました。その際、
何度も担当者に確認をとって頂くなど、多大な迷惑をかけてしまいました。

その結果、保守を打ち切られることとなり、
大切なお客様を他社に奪われてしまうことになってしまったのです。

また、引継ぎ内容自体も的を得ていないものとなってしまい
計算式と操作方法、プログラムの変更方法”だけ”を理解している状態で、
「計算式のもと」になる考えが明記されているドキュメントが残っておらず、
内容をしっかり理解できていませんでした。

「計算式のもと」とは、自社都合で決めた計算式や、自社都合以外で決まっている事柄（法律や他社とのやり取り）などで例えば、

”売上金額を求めるには、単価と売上数を掛けた値に消費税を足す”や、
”消費税は消費税率（2017年現在8%）を掛けた値”　など。

計算式とは「計算式のもと」からプログラムで使っている計算式で、

”単価　　　×　売上数　　＝　税抜金額”
”税抜金額　×　消費税率　＝　消費税”
”税抜金額　＋　消費税　　＝　売上金”　などです。

これらの考えが何故必要かと言えば、
法律や他社とのやり取りはいつ、どのように変わるかわからないですし、
消費税率が10％になったり、商品によって率が変わるかもしれない。

また、自社都合も変わることがないとは言えません。
数量でなくグラムで量り売りをするようになるかもしれない。
「計算式のもと」さえわかっていれば、修正や確認、テストが確実にできるわけです。

通常であれば上記のような内容は
「仕様書」などのドキュメントにしっかり明記されているものなのですが、
それを個人に頼り切ってしまい、
引き継ぐ人のためにドキュメントを残していなかった・・
もっと言えば、会社も個人の管理やケアが甘かったため
結果として、今回の悲劇が起こってしまったように思います。