2022.06.17
今さら聞けない「プロジェクトマネジメントとは？」～プロジェクトマネジメントのメリットについて～
プロジェクトマネジメントスキルは、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーだけでなくあらゆる職種や役職において役立つスキルです。今回はプロジェクトマネジメントについて、具体的な手法やスキル等について紹介します。
プロジェクトマネジメントとは
「設定した目標を期間内に達成するための業務であるプロジェクトを成功に導くための様々な活動」のことです。プロジェクトマネジメントの主な活動には、
- 企画
- リスクの測定
- 進捗管理
- 費用の見積
等、様々な種類があるため幅広い知識や視点が必要とされます。
また、プロジェクトマネジメントを行う人のことをプロジェクトマネージャーといい、目標を期間内に達成するために
- プロジェクトチームの結成
- 人材の確保
- プロジェクトの予算管理
- 工程の立案
等の業務を行います。
プロジェクトマネジメントは「品質・価格・納期（QCD）の管理活動」とされていましたが、アメリカの非営利団体PMIが1987年に策定した「PMBOK（ピンボック）」により世界標準の手法として認められました。PMBOKのような体系立てられたプロジェクトマネジメントの手法を利活用することで、プロジェクトの成果が高まることが期待できるでしょう。
プロジェクトマネジメントを行うメリット
プロジェクトマネジメントを行う目的やメリットはどのようなことなのでしょうか。以下にその内容を紹介します。
問題を早期に発見し対応が可能になる
目標を期間内に達成するためには、現状把握と進捗確認が必要です。このような活動の中でチーム内での問題や課題は発見しやすくなり、スケジュール遅延も起きにくくなります。
仕事の優先順位とスケジュールが明確になる
プロジェクトには期限が決められているため、その期間内に目標を達成するには仕事を徹底的に効率化しなければなりません。これらの実施により計画のブレが起こりにくくなり、仮に計画の修正が必要になったとしても対応しやすくなります。
目的に沿った結果が出るように作業の方向性を維持できる
プロジェクトマネジメントを行うことによりチーム内では成果や納期が明確になるため、その目的に向かってチーム全体が一貫して作業を行うことができるようになります。作業を無駄なく行うことにより、より目標達成しやすくなります。
プロジェクトマネジメントの手法
様々なメリットがあるプロジェクトマネジメントですが、プロジェクトマネジメントにも様々な手法があります。ここでは代表的な手法を３つご紹介します。
ガントチャート
ガントチャートとは、Excelやツール等を用いて表を作り、縦軸に作業名・作業内容・担当者・開始日・終了日などの情報を置き、横軸には日時や時間を置いて、横棒の進み具合で行う期間と進捗状況などを可視化したものです。プロジェクトマネジメントを行う際には、プロジェクトの全体像を洗い出して可視化することができ、それぞれの社員が担当しているタスクごとの進捗が可視化されます。タスクが進んでいないことが可視化されると、タスクを進めるために対策をとることができます。また、プロジェクトマネージャーが各々のタスクの進捗度を確認することができるため、タスクが進んでいないメンバーをサポートすることもできます。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSとは、プロジェクトの作業工程を細分化する手法です。
プロジェクトマネジメントにWBSを取り入れることで、プロジェクト全体で必要な業務をリストアップすることができます。WBSをプロジェクトマネジメントに活用するメリットとして、プロジェクトをスタートさせる前に、全行程で必要なタスクをプロジェクトのメンバー全員が把握することができ、また、どのタスクを優先して行うかという優先順位を決めるのにも有効です。
PMBOK
プロジェクトマネジメントの手法として最もよく使用されている手法が「PMBOK」です。
PMBOKとは「Project Management Body Of Knowledge」の略で、「ピンボック」と読みます。
PMBOKにおける知識管理体系は図で表すことができ、以下のようなカテゴリーに分けられています。
【10の知識エリア】
- 品質管理
- コスト管理
- スケジュール管理
- スコープ管理
- 要員管理
- コミュニケーション管理
- リスク管理
- 調達管理
- ステークホルダー管理
- 統合管理
【5つのプロセス】
- 立ち上げ
- 計画
- 実行
- 監視・管理
- 終結
【3つのパート】
- 入力
- ツールと実践技法
- 出力
以上の「10の知識エリア」、「5つのプロセス」、「3つのパート」で構成されています。
上記の内容を状況やフェーズによって組み合わせて、プロジェクトを管理することができます。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
プロジェクトを統括するプロジェクトマネージャーは、どのようなスキルが求められるのかを紹介します。
プロジェクト全体を俯瞰できるスキル
例えば、チーム内でメンバーが対立し、協力関係が無くなってメンバーそれぞれが別個に仕事を進めてしまった結果、ミスが起こりやすくなります。そのような状況で大切なのが、プロジェクトマネージャーがメンバー間に入って妥協点や折衷案を模索することです。全体を俯瞰的に捉えて判断し、中立で効果的な施策を打ち出すことが求められます。
先見性スキル
人間であれば、誰にでもミスを犯してしまう可能性はありますが、ある程度経験のある社員は、相応の失敗を経験しているため、どうすればミスせずに仕事を進められるか、どこでミスが起きやすいかということを理解しています。メンバーの中には経験が浅くミスを予見できないメンバーがいる場合があるので、プロジェクトマネージャーの先見性が重要になってくるのです。早めに対策を打つことで、プロジェクトが順調に進むようになります。
コミュニケーションスキル
プロジェクトマネージャーがコミュニケーションを取るのはチームメンバだけではなく、他部署ともコミュニケーションを取る必要があります。さらには、取引先とも交渉する場面などでも適切なコミュニケーションを取らなければなりません。なので、プロジェクトマネージャーには他のメンバーよりも卓越したコミュニケーションスキルが必要になります。
プロジェクトマネジメントを行う際の注意点
活発で良質なコミュニケーションを心がける
プロジェクトを円滑に進めるには、プロジェクトマネージャーが率先してチームメンバー同士の積極的なコミュニケーションを促すことが大切です。特に各個人との関係性や特徴を把握して、適切なコミュニケーションを図ることが重要となります。質の良いコミュニケーションが活発化すると、チーム内で信頼関係が構築され、お互いに助け合いながらプロジェクトを進めていくことができるようになります。プロジェクトマネジメントを行う上で、より良い人間関係を作るためのコミュニケーションは非常に重要になってきます。
ミス防止のためには根本の仕組みを見直す
業務にミスはつきものです。ミスが発生した場合、チームメンバーを責めるのではなく、仕組みとしてどう改善できるのか、再発防止のためにどう対応すべきか考えるが重要となります。プロジェクトマネージャーとしてはメンバーへのフィードバックだけでなく、現行の管理及び進行方法で再発防止ができるのかという観点を持つ必要があります。
小さな問題でも早めに対処する
たとえ小さな問題点であっても、品質や納期に影響を与えるような問題であれば解決策を考えておくことが必要です。限られた期間内に目標を達成するためにも、問題が大きくなる前に何らかの対策をしておくことが必要でしょう。
まとめ
プロジェクトマネジメントは期間内に活動するプロジェクトの目標を達成するために、プロジェクトマネージャーによって行われる一連の活動のことを言います。プロジェクトベースの業務や案件は企業の中でも多く存在し、そのやり方が適切でないと企業にとって大きな損失を与えるリスクとなってしまいます。そうならないためにも、プロジェクトに携わるすべての人がプロジェクトマネージメントを理解し運用、協力ができるようになることでプロジェクトの成功率が各段に高まるでしょう。
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