10月から郵便料金値上げ…郵送書類、どうします？

日本郵便は、2024年10月1日に郵便料金の値上げを実施しました。
郵送コストを抑えるためにはどうすればいいのでしょうか？

郵便料金値上げの背景

値上げの理由は、人件費や輸送費の高騰、郵便物の減少などによる収益の低下です。
主な値上げの例としては、以下のようになっています。

郵送コストを抑えるために見直したいこと

郵便料金の値上げにより、書類の郵送コストの増加は避けられません。
しかし、これを機に書類のペーパーレス化や郵便物の電子化を進めることで、郵送コストを抑えることができます。
例えば、以下のような方法があります。

• パッケージソフトの利用

現行のシステムに合わせて、書類の送付や管理を自動化するソフトウェアのことです。
請求書や納品書など、必要な書類だけを選択してメール送付や指定WEBサイトへの誘導や、個別郵送の手配が可能なパッケージソフトもあります。

• 完全オーダーによる連携プログラムの開発

自社のシステムやアプリケーションに合わせて、オーダーメイドで開発するプログラムのことです。
カスタマイズの自由度が高く、パッケージソフトにない機能を実現できることが強みです。
郵送書類のメール送付など電子化対応に加えて、自社固有書式の請求書や納品書の設定や、書類送付における独自の慣習も反映させることが可能です。

電子化するなら「電子帳簿保存」にも注意

郵送書類の電子化により、郵送コストを抑えることができますが、その一方で電子帳簿保存にも注意が必要です。

電子帳簿保存とは、メールで受領した書類やWEBサイトからダウンロードした書類を電子的に保存することで、紙媒体での保存を省くことができる制度のことです。
電子帳簿保存を利用することで、紙媒体の保管スペースや管理コストを削減できますが、一定の条件を満たす必要があります。
例えば、電子データの信頼性や可読性を確保することや、税務調査に応じて提出できることなどです。

電子帳簿保存に関する詳細は、国税庁のホームページをご参照ください。

今回の値上げでは、特にはがき・定形郵便は約30%と大きく値上がりしました。
また、郵便物の取扱量は2002年以降減少が続いており、今後さらなる値上げの可能性も考えられます。
電子化のためのシステム導入にはコストがかかりますが、電子帳簿保存も行うことで書類管理コストの削減が可能です。

システムクリエートでは、郵送書類に関するお悩みやご相談に加えて、お客様の課題解決に繋がるご提案ができればと考えています。
合わせて、業務システムにおける豊富な開発実績やノウハウがありますので、ご興味があればぜひ当社にお問合せください。

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