2018.10.19

システム入力の自動化による業務の効率化

過去に業務のシステム化を行った企業様の多くは、
業務の効率が上がることに対し満足されている方が
いる一方、データ入力の手間に悩まさせられている方も
いるのではないでしょうか。

以前の手書きに比べれば良くなったからと、
その状況を仕方ないものとして諦めている方も
多いのではないでしょうか。

しかし、そこで我慢していては業務のさらなる効率化
を図ることは出来ないのです。
過去の記事で話題にしておりました労働人口減少の現状や
業務自動化による効率化など、これらを意識しなければ
業務を効率化するどころか逆にどんどんと不便になっていくことでしょう。

『労働人口減少対策の特効薬！今年こそシステム化を真剣に考える。』
『「働き方改革」で期待される”ＲＰＡ”による業務自動化』

今回の記事では、弊社の行ったある事例を紹介したいと思います。

データ入力の手間を削減

印刷業務を行っている企業様で、システムから出力した伝票の内容を、
別のシステムへとデータ入力を行っていたのです。

システム化当初は、入力件数も少なくそれほど問題に
なっていなかったのですが、年々入力件数が増え、
このデータ入力に多くの時間を割いてしまっているのでどうにか
改善できないかとのご相談がありました。

内容を確認すると、システム同士でデータの受け渡しが出来ていれば、
入力の手間を全て取り除くことが出来たのですが、
データ入力のタイミングでどうしても人の目で判断して入力しなければ
ならない項目があり、完全なデータの受け渡しが出来ないため、
伝票からシステムへの手入力を行わざるを得ない状況とのことでした。

そこで、弊社は人の目が必要な項目以外の入力をデータによる受け渡しで
自動化し残りの項目だけを入力する仕組みを提案いたしました。

また、お客様の業務の流れをしっかりと理解することで、残りの入力項目も
入力がしやすいようサポートする仕組みも考え、出来る限り入力の手間を
省くことにも成功したのです。

その結果、不要な入力がなくなり、人件費の削減や、時間の短縮に繋がったと
お客様から喜びのお声も頂戴いたしました。